چگونه از آلفرسکو جهت پیاده سازی مدیریت دانش در کسب و کارمان استفاده نماییم؟

 

 

 

مقدمه ای بر امکانات پرتال مدیریت دانش آلفرسکو

مقدمه ای بر امکانات پرتال مدیریت دانش آلفرسکو

آلفرسکو به عنوان قدرتمندترین سیستم مدیریت محتوای کد باز و تحت وب در جهان (CMS)، امکانات مختلف مدیریت محتوا مانند: آپلود، نمایش، به روزرسانی، سازماندهی، طبقه بندی، ورژن گذاری و  تگ گذاری محتوا  را به ما می دهد.

با این پلتفرم می توان دانش تولیدی را در بخش هایی مانند: بلاگ (Blog)، ویکی (Wiki)، تالار گفتمان (Discussion Group)، کتابخانه مستندات (Document Library)، مدیریت و نگهداری نمود؛

 امکانات آلفرسکو جهت پیاده سازی سیستم مدیریت دانش

1. پورتال مدیریت دانش با استفاده از داشبورد (Site Dashboard)

 

 

به طور کلی، پورتال در هر سازمانی وظیفه یکپارچه سازی و ارتباط منابع اطلاعاتی مختلف در یک مکان متمرکز را دارد.

آلفرسکو به عنوان سیستم ذخیره سازی مرکزی محتوا، امکان یکپارچه سازی و متمرکز نمودن محتوای دانش تولیدی  در سایت های آلفرسکو را داشته و  بر روی داشبورد به نمایش می گذارد.

با قرار دادن لینک تمامی این سایت ها در یک سایت جامع به نام  پورتال سازمانی آلفرسکو ، می توان بین تمامی این سایت ها و محتوا هایی که نیاز به دسترسی مداوم آنها میباشد ، یکپارچگی ایجاد نمود و کاربران بتوانند در سریعترین زمان ممکن به محتوای مورد نیاز  خود دسترسی داشته باشند.

با توجه به این امکانات می توان از آلفرسکو به عنوان پورتال سازمانی سیستم مدیریت دانش استفاده نمود.

در ادامه به دیگر امکاناتی که در داشبورد آلفرسکو در اختیارمان می گذارد می پردازیم:

 

 

از من بپرسید (Ask Me)، سوالات متداول (FAQ)

از من بپرسید (Ask Me)، سوالات متداول (FAQ)

در هر سازمان و کسب و کار، افرادی در زمان پیوستن به یک تیم جدید، نیاز به دانستن اطلاعات و دانش کاری مرتبط با تیم جدید را دارند.

در هر تیم کاری افرادی با سابقه و تجربه بالا قادر به پاسخگویی  به سوالات و مشکلات افراد جدید هستند؛

این دانش که حاصل چندین سال تجربیات موفق و ناموفق این افراد  است، اغلب به صورت ذهنی بوده و در هیچ سیستم و پایگاه دانشی مستند نمی باشد؛

این افراد با تجربه معمولا بر حسب عادات، دانش ارزشمند خود را به صورت شفاهی به دیگران انتقال می دهند.

همچنین در بیشتر کسب و کارها معمولا اعضاء هر کسب و کار،  برای دستیابی به اطلاعات مورد نیاز از تماس تلفنی یا پیام متنی استفاده کرده و این  ارتباطات و مکالمات که توسط تلفن یا پیام رسان ها به آنها داده می شود ، در جایی مستند نمی شود؛

در مواقعی نیز به دلیل عدم تکرار  این دانش بعد از مدتی  توسط آن شخص با تجربه، فراموش شود.

وجود سیستمی که در آن افراد بتوانند سوالات خود را بپرسند و  پاسخ آنها را دریافت کنند (از من بپرسید) و یا مکانی که پاسخ سوالات مکرر وجود داشته باشد (سوالات متداول) برای هر سازمان و کسب و کاری مفید و ضروری می باشد.

در سازمان هایی که این مکان مشترک اطلاعاتی وجود نداشته باشد ، افراد مجبورند که جهت دستیابی به اطلاعات جدید، به صورت مستقیم با دیگر همکاران ارتباط برقرار کنند؛ این موضوع باعث می شود که زمان دیگر پرسنل کسب و کار جهت پاسخگویی به سوالات دیگران تلف شود .

در صورتی که این اطلاعات مورد نیاز مشتریان و کارفرمایان باشد، آنها مجبور به تماس با بخش پشتیبانی می باشند.

اگر این اطلاعات به صورت مستند شده نباشد، بخش پشتیبانی نیز مجبور به ارائه توضیحات تلفنی و صرف زمان برای پاسخگویی مناسب به سوالات می باشد.

جلوگیری از پراکندگی  محتوا و اعمال  دسترسی لازم

با ایجاد پورتال مدیریت دانش آلفرسکو به عنوان یک سایت تعاملی ، می توان از پراکندگی محتوا جلوگیری کرده و تمامی کارکنان با انگیزه در تولید دانش ( دانشگران) را به پورتال مدیریت دانش دعوت نمود.

جهت کنترل محتوای دانشی دسترسی های لازم در سطح سایت و محتوا برای نقش های مختلف تعیین می شود.

نقش هایی که کاربران در سیستم مدیریت دانش دارند معمولا شامل: دانش گران ، تیم داخلی مدیریت دانش و استفاده کنندگان عمومی  می شود؛

هر نقش و مسئولیت در قالب گروه در آلفرسکو قابل تعریف می باشد.

دسترسی بر روی این گروه ها در دو بخش سایت و محتوا قابل تعریف می باشد.

 

 

نمایش صفحات وب و ویکی در داشبورد
نمایش صفحات وب و ویکی در داشبورد آلفرسکو

امروزه اکثر نرم افزارهایی که در هر کسب و کار تولید می شوند، تحت وب می باشد؛ با این تکنولوژی امکان مشاهده اطلاعات و محتوا بر روی مرورگرهای مرسوم مانند کروم و فایرفاکس وجود دارد.

داشبورد مربوط به سایت مدیریت دانش آلفرسکو، امکان نمایش هر صفحه ای از دیگر نرم افزار های تحت وب سازمان را دارد.

 

 

 

نمایش صفحات وب و ویکی در داشبورد

با این کار می توان علاوه بر دسترسی به محتوای صفحات وب ایجاد شده در آلفرسکو ، محتوای دیگر سایت هایی که در آلفرسکو نمی باشند را در داشبورد به نمایش گذاشت.

 

 

طراحی و نمایش صفحات وب از نوع ویکی در داشبورد آلفرسکو

طراحی و نمایش صفحات وب از نوع ویکی در داشبورد آلفرسکو

در آلفرسکو هر کدام از امکانات: بلاگ،  ویکی، تالار گفتمان و کتابخانه مستندات، دارای یک لینک مختص به خود می باشند؛

بنابراین در این داشبورد می توان با ایجاد یک صفحه کاربردی و  لینک به این امکانات، روند دسترسی به اطلاعات را آسان نمود.

 

 

نمودار یا چارت های نمایش محتوا در آلفرسکو

نمودار یا چارت های نمایش محتوا در آلفرسکو

چارت های نمایش محتوا،  یکی از امکانات اصلی برای نمایش اطلاعات دانشگران و تولید کنندگان محتوا به مدیران دانشی می باشد.

با استفاده از این داشبورد می توان اطلاعات مختلفی که در سایت مدیریت دانش آلفرسکو تولید می شود را با نمایی مفید و کاربرپسند مشاهده نمود.

چارت  «نوع محتوا» در آلفرسکو

در این چارت می توان فایل های موجود در سایت را بر حسب نوع محتوای آن مشاهده نمود؛

مثلا اگر 1000 فایل PDF  و 30 هزار فایل ویدئو در سایت قرار داشته باشد، می توان آن را بر حسب: تعداد ، درصد و میزان حجم آن نوع فایل مشاهده نمود.

 

مثلا با قرار دادن موس روی بخش فایل های PDF، میتوان متوجه شد که مثلا 21121 فایل pdf  در این سایت وجود داشته و این میزان فایل، 50 درصد کل فایل های موجود در سایت را تشکیل می دهند.

همچنین طبق مثال تصویر زیر، حجمی کلی این فایل ها برابر با  19 گیگا بایت می باشد.

 
چارت میزان آپلود بر حسب تولید کنندگان محتوا در آلفرسکو

در این بخش میزان محتوا آپلود شده در سایت بر حسب کاربران آپلود کننده، به صورت چارت نمایش داده می شود.

در تصویر زیر مشاهده می شود که کاربران آپلود کننده محتوا هر کدام چه میزان محتوا در سایت آپلود نموده اند.

امکانات کلی در داشبورد مدیریت دانش
  •  اعلانیه خوش آمد گویی به کاربران
  •  نمایش آخرین مطالب و تاپیک های ایجاد شده در تالار گفتمان
  • مشاهده آخرین سوالات ایجاد شده در تالار پرسش و پاسخ
  • امکان  نمایش صفحات ویکی طراحی شده توسط دانشگران و مدیر سیستم
  •  آخرین محتوای دانشی ایجاد شده در سایت
  •  نمایش محتوای دلخواه Favorite
  • امکان جستجوی محتوا از داخل داشبورد
  •  نمایش صفحات اینترنتی به روز شده
  •  نمایش تصاویر از فولدر دلخواه در نمای بند انگشتی Thumbnail
  • نمایش گزارش آنلاین فعالیت های دانشگران در مورد ایجاد، حذف، مشاهده محتوای دانشی
  •  نمایش میزان مشارکت در آپلود محتوا با تفکیک دانش گران در بازه های زمانی مشخص و دلخواه

جهت مشاهده تمامی این امکانات با نمایش نمونه و مثال هر کدام می توانید به …. مراجعه نمایید.

ایجاد  پایگاه دانش

جهت پیاده سازی پایگاه دانش می توان از ابزارهای بلاگ (Blog)، تالار گفتمان و پرسش و پاسخ (Discussion Group)  و صفحات ویکی ( Wiki Page) استفاده نمود؛

 

 

نمایش پروفایل هر سایت همراه با خوش آمدگویی به اعضا در Site Profile

نمایش پروفایل هر سایت همراه با خوش آمدگویی به اعضا در Site Profile

در آلفرسکو با ابزار نمایشی به اسم پروفایل سایت یا Site profile، می توان پیغام خوش آمدگویی را در بالای داشبورد به کاربران نشان داد.

تو این بخش توصیف سایت نشان داده می‌شود و همچنین کاربرانی که دسترسی مدیر یا ادمین به کل سایت دارند رو  هم می توانیم مشاهده کنیم.

در انتها نوع این سایت که در آلفرسکو ساخته شده  هم می‌آید.

سایت از نوع : Public، Private  یا Moderated

 

 

نمایش گزارش آنلاین فعالیت های دانشگران در Site Activity

نمایش گزارش آنلاین فعالیت های دانشگران در Site Activity

گزراش هر تغییری روی محتوا و سایت در آلفرسکو  به سه بخش محتوا (Content)، کامنت (Comment) و عضویت در سایت (Membership) به صورت آنلاین در داشبورد قابل مشاهده می باشد.

این تغییرات در بخش محتوا (Content) شامل گزارشات در مستندات دانشی (Document Library) هست که شامل: دیدن، حذف و تغییر نام و کامنت روی محتوا می‌شود و در بخش سایت هم افرادی که عضو سایت می‌شوند یا از سایت حذف می‌شوند را نمایش می‌دهد.

 

 

 نمایش آخرین تاپیک ها و سوالات مطرح شده بخش تالار گفتمان و پرسش و پاسخ در My Discussion

 نمایش آخرین تاپیک ها و سوالات مطرح شده بخش تالار گفتمان و پرسش و پاسخ در My Discussion

اگر ما موضوع یا تاپیک خاصی را در بخش تالار گفتمان و پرسش و پاسخ بسازیم، می‌توانیم آن را داخل داشبورد در بخشی به نام My Discussion  مشاهده کنیم.

در این بخش می توان حتی تاپیک های بقیه اعضایی که در سایت مدیریت دانش عضو هستند را هم ببینیم.

لینک ساخت تاپیک جدید هم داخل این ابزار تعاملی، وجود دارد و با زدن آن می‌توانیم موضوعات قابل بحث در تیم کاریمان را با بقیه مطرح کنیم و با اینکار دانشمان را بیشتر کنیم.

 

 

نمایش خبرخوان از سایت های مختلف در Rss Feed

نمایش خبرخوان از سایت های مختلف در Rss Feed

قابلیت Rss Feed، یک ابزار اطلاع رسانی کاربردی هست که با آن می‌توانیم اخبار و گزارشات مختلف را به شکل اتوماتیک از سایت ها و امکاناتی که ارسال فید دارند، دریافت کنیم.

کافی است که فقط لینک فیدر را  کپی کرده و تو بخش آدرس مربوط به فیدر قرار دهیم.

بعد همه اطلاعات و اخبار مربوط به محتوا، به صورت آپدیت شده، در داشبورد سایت مدیریت دانش دیده می شوند.

لینک ورودی فیدها را می‌توانیم از بخش های مربوط به گزارش فعالیت دانشگران، بلاگ، صفحات ویکی، تالار گفتمان و حتی صفحات موجود در اینترنت بدست آوریم.

 

 

نمایش محتوای سایت در Site Content

در این دشلت (ابزار نمایشی) می‌توانیم محتوای سایت مدیریت دانش را در 3 دسته بندی مختلف مشاهده کنیم:

  • محتوای مورد علاقه من (My Favorites)
  • محتوای در حال ویرایش من (I,m Editting)
  • محتوایی که اخیرا ویرایش کردم (I,v Recently Modified)

با این دشلت و ابزار نمایشی کاربردی انگار که یک سری فایل مهم را همیشه روی دسکتاپ خود قرار داده‌ایم و قصد داریم همیشه به آنها مراجعه کنیم.

 

 

امکان جستجوی محتوا  در سایت و ذخیره نتیجه جستجو در Site & Saved Search

امکان جستجوی محتوا  در سایت و ذخیره نتیجه جستجو در Site & Saved Search

با دشلت Site Search می شود بدون اینکه وارد کادر جستجو یا جستجوی پیشرفته شویم، محتوایی که دنبالش می‌گردیم را داخل خود داشبورد مدیریت دانش آلفرسکو جستجو کنیم و نتیجه‌ آن را همان‌جا به ما  نشان می دهد.

با دشلت Saved Search  هم که ابزار تکمیلی آن به حساب می آید می‌توانیم کاری کنیم که همیشه، محتوای دلخواهمان بر اساس کلمات کلیدی که انتخاب کردیم، در داشبورد نمایش داده شود.

 

 

نمایش تصاویر از مسیر دلخواه با نمای بند انگشتی درImage Preview

نمایش تصاویر از مسیر دلخواه با نمای بند انگشتی در Image Preview  

در این دشلت می توانیم عکس های دلخواه را در یک مسیری از  بخش فولدرهای کتابخانه مستندات (Document Library) آلفرسکو بگذاریم و در داشبورد آنها را نمایش دهیم.

با کلیک بر روی هر کدام از عکس ها می‌توانیم آنها را به صورت آژاکس و بازشو در همان صفحه مشاهده کنیم.

روی هر عکسی که برویم دو تا دکمه به ما نشان می‌دهد.

اگر بر روی دکمه View Detail  کلیک کنیم به مسیر فولدری عکس ها ما را می‌برد و اگر روی Download کلیک کنیم، عکس در همان صفحه داشبورد دانلود می‌شود.

 

 

نمایش اعضاء سایت همراه با دسترسی ها درSite Member

نمایش اعضاء سایت همراه با دسترسی ها درSite Member

تو این داشلت می‌توانیم شاهده کنیم که چه افرادی از سازمان، در سایت مدیریت دانش عضو هستند.

همچنین دسترسی هر فرد یا کاربر را می توان زیر اسم آن دید.

دسترسی در آلفرسکو بر روی دو بخش هست:

1: سایت و 2: محتوا

این دسترسی مربوط به دسترسی هست که یک کاربر به سایت مدیریت دانش آلفرسکو دارد.

 

 

نمایش تقویم کاری در Site Calendar

نمایش تقویم کاری در Site Calendar

در این دشلت جدیدترین رویداد هایی که زمان برگزاریشان نزدیک هست را می‌توانیم ببینیم

با این ابزار کاربردی و نمایشی، می شود جلسات و رویدادهای کاریمان را در بخش تقویم یا Calendar سایت وارد کنیم.

رخدادها با عنوان، زمان و تاریخ برگزاری‌اش، در داشبورد مدیریت دانش به همه اعضاء نشان داده می‌شود.

 

 

بلاگ (Blog)

2. بلاگ (Blog)

بلاگ به عنوان ابزار همکاری تیمی جهت اشتراک گذاری دانش سازمانی می باشد.

با این ابزار، دانشگرانی که در سایت مدیریت دانش عضو هستند می توانند با دیگر اعضاء کسب و کار، همکاری و تعامل کاری و جمعی (Collaboration) داشته باشند.

  این ابزار به صورت کلی شامل امکانات زیر می باشد:

  • ارسال مقاله دانش در کمترین زمان ممکن
  • پاسخ به مقالات منتشر شده همکاران
  •  ذخیره سازی محتوای مالتی مدیا بر روی صفحاب وب
  •  اشتراک گذاشتن اطلاعات و منابع با سایر کارکنان
ایجاد  پایگاه دانش توسط بلاگ

در این بخش امکانات زیر پیاده سازی می شود:

  1. ایجاد سوالات
  2. پاسخ به سوالات
  3. قابلیت جستجو
  4. قابلیت دسته بندی
  5. قابلیت ارسال سوالات به فرد مشخص
  6. ارسال نتیجه و پاسخ ها به پرسشگران
اطلاع از آخرین پست های بلاگ بر اساس دسته بندی موضوعات

یکی از موارد مهم در هر کسب و کار، اطلاع رسانی و به روز بودن اطلاعات پرسنل می باشد.

جهت دریافت آخرین مقالات دانشی در آلفرسکو می توان این سیستم را به نحوی طراحی نمود که به محض ایجاد مقاله توسط دانشگران، ایمیل اطلاع رسانی به فرد یا گروهی از افراد ارسال گردد.

بنابراین آنها می توانند با دریافت لینک مقاله، آن را مشاهده نموده و اقدام به ارسال نظر و یا پاسخ بر روی آن نمایند.

حتی می توان مشخص کرد که مثلا اگر مقاله در مورد موضوع خاصی بود، به چه افرادی ارسال شود؛

این موضوعات را می توان بر اساس تگ، که هنگام ایجاد مقاله در بلاگ وارد می شود، تعیین نمود.

امکان ایجاد فرآیند اتوماسیون جهت اطلاع رسانی و تایید مقاله دانشی

به عنوان مثال، در قانون تایید محتوا نیز می توان تعیین نمود که مقاله دانشی پس از تایید توسط مدیران، به فولدر زیرمجموعه (Sub Folder) فولدر بلاگ (Blog) با نام: دانش های تایید شده (Accepted Knowledge) انتقال پیدا کند و به محض ورود مقاله دانشی به این فولدر، ایمیل اطلاع رسانی به افراد مشخص (مدیر واحد ارسالی) ارسال گردد.

در زیر نمایی از  یک مقاله جدید در بخش بلاگ را می بینید

 

این مقاله پس از ایجاد شدن در بخش بلا با تگ مشخص، توسط قانون اطلاع رسانی به مسئول تعیین شده به صورت اتوماتیک ارسال می گردد.

 

پس از کلیک بر روی لینک در تصویر بالا، صفحه HTML  زیر باز می شود

در تصویر زیر تعدادی مقاله را که با تگ، دسته بندی می شوند را مشاهده می کنیم:

 

مزیت وارد نمودن تگ هنگام ایجاد پست در بلاگ:

  1. با تعریف قانون اطلاع رسانی و تایید، فرآیند تایید و اطلاع رسانی برقرار می شود
  2. امکان جتجوی محتوای دانشی در سطح سایت توسط جستجو از طریق تگ امکانپذیر می شود
  3. در بخش بلاگ، تمامی پست های دانشی در دسته بندی های مرتبط، طبقه بندی و سازماندهی خواهند شد.

 

 

تالارهای گفتمان و پرسش و پاسخ  (Discussion Forum)

3. تالارهای گفتمان و پرسش و پاسخ  (Discussion Forum)

در هر گروه و واحد تیمی، موضوعاتی وجود دارد که هر روزه می توان در مورد آنها بحث و تبادل نظر نمود؛

موضوعاتی مانند مشکلات کاری، راه حل ها و تصمیم گیری های سازمانی

در هر یک از این موضوعات افراد با توجه به سابقه، علم و تجربه ای که دارند وارد شده و می توانند اظهار نظر نمایند؛ این نظرات می تواند با دیگر اعضاء کسب و کار نیز به اشتراک گذاشته شود.

می توان موضوعات مورد نیاز جهت بحث و تبادل نظر  را مشخص کرده  و هر موضوع بحث در  دسته بندی مرتبط قرار گیرد.

با توجه به مزیت های خوبی که تگ گذاری محتوا به ما می دهد(در بخش قبل بحث شد)، می توان تگ ها را  به عنوان مبنای دسته بندی تاپیک ها و موضوعات  کاری قرار داد.

تالار گفتمان

 تالار گفتمان و تبادل نظر، نوعی ابزار همکاری تعاملی است که با آن می توان  اقدام به ساخت تاپیک های کاری و موضوعات مهم مدیریت دانش نمود؛

این ابزار جهت دریافت اطلاعات و نظرات از همکاران با تجربه در تیم کاری، بسیار مفید و کاربردی می باشد.

پس از تولید دانش توسط دانش گران مدیریت دانش، تیم دانشی هر واحد سازمانی یا پروژه می تواند خروجی تاپیک ها (گفتمان و تبادل نظر)  را به صورت دستی یا اتوماتیک تحلیل و بررسی نموده و اطلاعات خروجی را در قالب ساختار مشخص برای مدیران و مسئولین هدف در بخش مدیریت دانش ارسال نماید.

در صورت نیاز به ارسال اتوماتیک این موضوعات، همانطور که پیش تر گفته شده ، می توان قوانین اطلاع رسانی را بر اساس تگ های وارد شده بر روی هر موضوع، ایجاد و اقدام به ارسال منظم آنها نمود.

نمونه تاپیک سوالی ایجاد شده در بخش تالار گفتمان (Discussion Forum)

 

تعیین دسترسی های نقش ها بر اساس گروه های تخصصی

در آلفرسکو برای هر واحد سازمانی یا پروژه،  سایتی مجزاء با دسترسی های مخصوص به اعضاء آن واحد یا پروژه ایجاد می شود.

هر کدام از این واحد های سازمانی و پروژه داری مستنداتی می باشند که به صورت طبقه بندی شده و با نظم و ساختار مشخص در کتابخانه مستندات دانشی (Document Library) قرار می گیرند.

در هر گروه کاری می توان موضوعات تخصصی که نیاز به جمع آوری دانش در آن حوزه می باشد را ایجاد نموده  و دسترسی های لازم  را به دانشگران، جهت شرکت در تاپیک ها، تخصیص داد.

این دسترسی ها را می توان با توجه به نقش هر پرسنل در سایت مدیریت دانش به عنوان گروه های مجزاء ایجاد نمود؛

مثلا تولید کننده دانش نقش Contributor   را می گیرد

مشاهده کننده دانش نقش  Consumer   را داشته

و ویرایش کننده دانش با نقش Collaborator   تعریف می شود.

تالار پرسش و پاسخ

با استفاده از این امکان تعاملی، می توان اقدام به طرح  سوالات در موضوعات مختلف دانشی نمود؛

در تالارهای پرسش و پاسخ  می توان  اقدام با ایجاد سوالات نموده  و توسط آن نظرات و دانش پرسنل را جمع آوری کرد؛

انتخاب و انتقال بهترین پاسخ ها، به جداول طراحی شده در صفحات ویکی  سایت مدیریت دانش آلفرسکو، امکانپذیر است؛

همچنین امکان طبقه بندی و تفکیک مستندات دانشی بر اساس موضوعات دلخواه در پایگاه دانشی (Knowledge Base) وجود دارد.

شما می توانید به سوالات  مطرح شده در تالار، به صورت متنی و یا به صورت مالتی مدیا ( عکس، صوت، ویدئو، سند آفیس یا Pdf) پاسخ دهید.

در صورتی که مستندات مالتی مدیا، از قبل در فولدر و یا چند دسته بندی منطقی مانند: Category ،Tags، طبقه بندی و ساختار دهی شده باشند، می توان به سادگی با ارسال لینک محتوا در سایت مدیریت دانش، پاسخ مناسب را در سریعترین زمان ممکن  ارائه دهید.

 

 

منبع محتوا  (Repository)

 4. منبع محتوا  (Repository)

Repository، مکانی است جهت ذخیره سازی و نگهداری تمامی محتوای آلفرسکو

در این مکان، اطلاعات مربوط به بخش های دانشی زیر قرار می گیرند:

  1. فایل ها و فولدر های بخش کتابخانه مستندات (Document Library)
  2. صفحات ویکی (Wiki Pages)
  3. مقالات مربوط به بلاگ ها (Blogs)
  4. گفتمان ها ( Discussions)  و …

هر کدام از محتوا و مستندات دانش که در بخش های بالا هستند، در  فولدر های تخصصی مربوط به خود نگهداری می گردند؛

این بخش ها هر کدام دارای امکانات خاصی بوده و با استفاده از رابط های کاربری مناسب، در اختیار دانشگران و استفاده کنندگان دانش قرار می گیرند.

امکان فعال نمودن قوانین اطلاع رسانی  جهت ارسال اعلانات محتوای دانشی، بر روی هر کدام از فولدر های بخش های ذکر شده وجود دارد.

فایل ها و فولدر های بخش کتابخانه مستندات (Document Library ) 

کتابخانه مستندات یا محتوا (Document Library) به مکانی گویند که در آن فایل ها و فولدر ها نگهداری می شوند؛

محتوای این بخش  در سه مکان قرار می گیرند:

  1. فولدر های فیزیکی (Folders)
  2. دسته بندی های مجازی (Categories)
  3. تگ های مجازی (Tags)

 دسته بندی های مجازی (Categories)، بخشی است که در آن می توان، دسته بندی های ثانویه ای علاوه بر فولدر های فیزیکی موجود در کتابخانه مستندات داشت؛

در این بخش با ایجاد یک ساختار کلی برای تمامی سایت های موجود در آلفرسکو، امکان طبقه بندی های ساختاری برای تمامی محتواهایی که در بخش Repository  آلفرسکو آپلود می شوند، وجود دارد؛

به نحوی که با ایجاد این ساختار کلی و قرار دهی لینک های این دسته بندی ها در پورتال داخلی سازمان، امکان مشاهده تمامی محتواهای مرتبط به یک موضوع برای کاربرانی که دسترسی به آن محتوا برایشان تعریف شده، مهیا شود.

تصویر زیر نشاندهنده فولدر هایی است که در دسته بندی مجازی (Category) بخش “Project” قرار گرفته اند.

با کلیک بر روی Locate Folder، به فولدر مبداء در آلفرسکو هدایت خواهید شد و می توان فهمید که این فولدر در کدام سایت آلفرسکو قرار دارد.

 

با نگهداری محتوا در مکان های بالا که در بخش کتابخانه مستندات یا محتوا (Document Library) می باشد، می توان به آنها ساختار و طبقه بندی منظمی را اختصاص داد.

هدف از بخش کتابخانه مستندات، دسترسی آسان هر کاربر به مستندات دانشی می باشد؛

به نحوی که کاربر بتواند به دسته بندی های فیزیکی یا مجازی سیستم مدیریت دانش مراجعه نموده و مستندات را مشاهده و بررسی نماید.

ترتیب و ساختار نگهداری محتوا باید به صورتی باشد که اعضاء و پرسنل کسب و کار، به سادگی قادر به جستجو و دستیابی به اطلاعات باشند.

در سایت مدیریت دانش می توان از بخش Repository، وارد فولدر سایت مربوط به مدیریت دانش شویم؛

سپس با استفاده از قابلیت جستجو در فولدر، محتوای دانشی مورد نیاز را پیدا نماییم؛

این جستجو می تواند بر اساس مشخصه هایی چون: نام، تگ ، عنوان، توصیف و یا محتوای داخلی هر فایل، صورت گیرد.

صفحات ویکی (Wiki Page)
صفحات ویکی (Wiki Page)

ویکی  به عنوان ابزار همکاری، جهت ذخیره سازی محتوای متنی، لینک گذاری و  اشتراک گذاشتن اطلاعات و منابع با سایر کارکنان در سایت مدیریت دانش می باشد.

با استفاده از ویکی در آلفرسکو می توانیم اقدام به ساخت صفحات وب نموده و به سادگی توسط ابزارهای طراحی آن، متن، عکس، ویدئو، جداول و محتواهای مختلف را در آن وارد نماییم.

ایجاد ویکی پدیا دانشی

با ایجاد دسترسی برای دانشگران، می توان در تولید صفحات مفید دانش با قالب های مختلف  اقدام نمود؛

صفحاتی که با پیوند و لینک به یکدیگر می توانند تشکیل یک ویکی پدیا را در سایت مدیریت دانش بدهند.

نمایی از صفحات ویکی همراه با تگ صفحات

 

آلفرسکو با مدیریت صفحات ویکی،  امکان تولید صفحات را به خوبی در اختیار دانشگران سیستم مدیریت دانش می گذارد؛

این صفحات، قابلیت نمایش در داشبورد اصلی سایت مدیریت دانش را دارند.

در صورتی که افرادی با زبان Html  و CSS  آشنایی  کافی داشته باشند، می توانند صفحات حرفه ای تر و شکیل تری  برای نمایش در داشبورد اصلی، تولید نمایند.

تولید صفحات دانشی Wiki، Html

هر تولید کننده دانش (دانش گر) که دارای دسترسی Contributor  (نویسنده) باشد، می تواند در بخش های مختلف سایت مدیریت دانش آلفرسکو، اقدام به ایجاد محتوای دانشی به صورت فایل های: صفحات وب Html، ویدئویی، صوت و پادکست، تصاویر، آفیس و Pdf  نماید.

به این فایل ها در اصطلاح محتوای غیر ساختار یافته نیز گویند.

نکته قابل توجه در ایجاد فایل های وب این است  که این فایل ها را می توان در محیط آلفرسکو در بخش های  ویکی (Wiki)، بلاگ (Blog)، تالار گفتمان (Discussion Forum) و حتی کتابخانه مستندات (Document Library) به صورت آنلاین و بدون استفاده از نرم افزار های واسط (Third Party)، تولید و ایجاد نمود.

مثلا برای ایجاد یک صفحه وب، در هر کدام از فولدرهای چهار گانه (ویکی، بلاگ، تالار گفتمان، کتابخانه مستندات)، می توان از طریق منوی Create  و کلیک بر وی HTML، اقدام به ایجاد محتوا از نوع صفحات وب نمود.

امکان کپی مقالات وب اینترنتی در فولدر های چهار گانه

با این قابلیت،  می توان هر صفحه وب اینترنت که مفید می باشد را ذخیره نموده و آن را با فولدر اصلی که به صورت اتوماتیک هنگام ذخیره آن صفحه ایجاد می شود، در بخش Wiki آپلود نمود.

در فولدر جانبی، تصاویر و یا فایل های مربوط به طراحی صفحه مانند CSS و JS قرار دارند.

امکان ویرایش مقالات وب اینترنتی بعد از انتقال به آلفرسکو

هر صفحه وب که در فولدر Wiki  ذخیره می شود، قابلیت ویرایش آنلاین از طریق سرویس Share  در آلفرسکو را دارد.

با این کار دیگر نیازی به استفاده از نرم افزارهای واسط (Third Party) جهت ویرایش و طراحی مجدد صفحات را نداریم و در صورت نیاز

می توانیم به آنها، المان های وب جدیدی نیز اضافه کنیم.

با وارد نمودن Title در اطلاعات این صفحه، امکان جستجوی آتی آن نیز فراهم می شود.

تصویر زیر، نمایی از یک صفحه وب درحالت ویرایش در آلفرسکو را نشان می دهد:

تگ گذاری (Tagging) بر روی محتوای دانشی
5. تگ گذاری (Tagging) بر روی محتوای دانشی

 

برچسب گذاری محتوا یا Content Tagging برای کسانی که وبلاگ نویسی کرده اند مفهوم آشنایی است.

البته گسترش شبکه های اجتماعی و رواج یافتن اصطلاح تگ کردن هم باعث شده است که همه به نوعی با مفهوم برچسب گذاری محتوا یا تگ کردن آشنا شوند یا حتی اگر آشنا هم نیستند، آن را به کار ببرند.

اصطلاح تگ همان هشتگ است که در شبکه های اجتماعی استفاده می شود؛ هشتگ از ترکیب دو واژه‌ی Hash (یعنی علامت#) و Tag (یا همان برچسب) بوجود آمده و معنای لغوی آن، برچسب گذاری محتوا با استفاده از علامت # است.

در آلفرسکو این اصطلاح با نام تگ به کار می رود و برای استفاده از آن دیگر نیازی به استفاده از علامت # نمی باشد.

اولین قدم برای استفاده درست از تگ (Tag) فهمیدن معنی و کاربرد آن می باشد.

همه ما برای دسترسی بهتر کاربران به فایل ها  و سایر محتوا در سایت، آنها را در قالب فولدر دسته‌بندی می‌کنیم؛

این فولدر های دسته بندی، در واقع موضوعات اصلی  مورد دسترس در سایت ما هستند؛

فولدر هایی که قرار نیست به این راحتی‌ها تغییر کنند و تمام فایل های ما در مجموعه ای از آنها قرار می‌گیرند.

فولدرهای سایت مدیریت دانش در آلفرسکو، معمولاً از طریق داشبورد اصلی  در دسترس می باشند و کاربران به راحتی می‌تواند با کلیک بر روی لینک صفحات ایجاد شده در داشبورد، به فایل های موجود در فولدر ها و دسته بندی موضوعی مشخص ، مراجعه نماید.

اما بسیار پیش می‌آید که چند فایل یا مقاله بخش بلاگ، دارای موضوع  مشابهی می باشند ولی نمی توان کپی چندگانه از آنها در هر کدام از آن فولدر ها گذاشت؛

شباهت‌هایی که در دسته‌بندی کلی فولدر های اصلی ما  در بخش کتابخانه مستندات ( Document Library)، مشخص نشده‌اند.

ما همیشه سعی می کنیم که این شباهت‌ها را به نحوی طبقه‌بندی کنیم که ساختار کلی فولدربندی محتوا  بهتر شود و کاربران راحت‌تر از آن استفاده کنند.

اینجاست که مفهوم برچسب مطرح می‌شود.

در واقع کافی است که ما یک برچسب برای موضوع یا ویژگی مد نظر خود ایجاد کنیم و این برچسب را بر روی تمام محتواهای مرتبط بچسبانیم.

هر برچسب، یک صفحه و دسته بندی در سایت آلفرسکو ایجاد می‌کند که تمام محتواهای مرتبط در آن قرار می‌گیرند.

تگ در واقع یک طبقه‌بندی ایجاد می‌کند که به راحتی می‌توان در مواقع لزوم از آن استفاده کرد.

در واقع، کارکرد برچسب درست مثل دسته‌بندی است، با این تفاوت که اهمیّت کمتری دارد و قرار نیست مثلاً در داشبورد اصلی آلفرسکو قرار بگیرد.

یک روش مفید جهت استفاده درست از  تگ ها این است که به کاربران نگاه کنیم و این موضوع را در نظر بگیریم که وجود این برچسب چه کمکی به مخاطبان سایت خواهد نمود؟

تگ، یک ابزار مناسب و مفید جهت طبقه‌بندی و مرتب نمودن محتوای سایت می باشد.

با استفاده از تگ گذاری بر روی محتوای دانشی، کاربران می توانند در سریعترین زمان ممکن به محتوای مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.

استفاده از تگ باعث می شود که بتوانیم علاوه بر مزیت فولدر فیزیکی، یک ساختار مجازی ثانویه نیز جهت طبقه بندی و نظم بخشیدن به محتوا داشته باشیم.

در آلفرسکو می توان در بخش های: بلاگ،  ویکی، تالار گفتمان، کتابخانه مستندات  و به طور کلی، منابع محتوا (Repository) از مزیت کاربردی و مفید تگ بهره برد.

به عنوان مثال، دانشگر می تواند در زمان ایجاد یک مقاله در بلاگ یا آپلود فایل در کتابخانه مستندات، تگ مرتبط با محتوا را وارد نماید؛

مزیت های کلی تگ (TAG):
  1. استفاده از تگ در  قوانین اطلاع رسانی و فرآیند تایید دانش
  2. امکان جستجوی محتوا در سایت مدیریت دانش
  3.  نگهداری و طبقه بندی پست های دانشی در دسته بندی های مرتبط و نظم

در ادامه به توضیح مزیت های تگ می پردازیم:

1.استفاده از تگ جهت قوانین اطلاع رسانی و فرآیند تایید دانش

در صورتی که بخواهیم به محض ورود محتوایی خاص که مثلا دارای تگ یا متادیتای مشخصی باشد ، به افرادی مشخصی ایمیل اطلاع رسانی ارسال شود، این قوانین را بر روی کتابخانه مستندات و فولدر های آن نیز می توان تعیین نمود.

با اینکار گردش تایید و اطلاع رسانی مستند دانشی، بر اساس قوانیین اطلاع رسانی از قبل تعیین شده، به جریان افتاده و محتوا به دست مدیران یا افراد مورد نظر جهت مشاهده یا تایید ، ارسال می گردد.

مثلا در  بخش بلاگ، هنگام انتشار یک مقاله میتوان این تیتر را وارد نمود:

مستند راه اندازی آلفرسکو

برای این موضوع می توانید تگ ها یا برچسب های:  “راه اندازی آلفرسکو ”  “آلفرسکو”  “مستند راه اندازی آلفرسکو”  را وارد نموده و  در قوانین محتوا (Rules) مشخص کنیم که اگر  تگ: “مستند راه اندازی آلفرسکو” زده شد، آن را برای تایید به افراد مشخص ارسال کند و پس از تایید توسط مسئول مورد نظر، به فولدری با نام “تایید شده” انتقال  دهد.

2. امکان جستجوی محتوا در سایت مدیریت دانش

همچنین در صورت اضافه نمودن کلمات کلیدی به عنوان تگ یا برچسب محتوا، امکان جستجوی سراسری آن در سطح تمامی سایت های آلفرسکو مهیا شده و هر فرد در صورت داشتن دسترسی به محتوای تگ دار، می تواند آن را پیدا کند.

 

 3. نگهداری و طبقه بندی پست های دانشی در دسته بندی های مرتبط و منظم

اگر محتوای دانشی در آلفرسکو دارای ساختار منظم و انعطاف پذیری نباشد، امکان دوباره کاری و تولید مجدد محتوای دانش، بالا رفته و راندمان کاری پرسنل را کاهش می دهد.

جهت نگهداری محتوا و مستندات دانشی در آلفرسکو ، می توان اقدام به  ایجاد  فولدر های فیزیکی یا مجازی مانند تگ، و دسته بندی های مرتبط با هر موضوع دانشی  نموده و  فایل ها و محتوای دانشی مرتبط با هر موضوع را در آنها قرار داد.

این اطلاعات با طبقه بندی خاصی توسط تگ و برچسب گذاری (Tagging) بر روی دیتا ذخیره می شود.

6. استفاده از متا دیتا جهت بهینه سازی جستجو

یکی از مهمترین امکاناتی که یک سیستم مدیریت دانش(KMS) دار، امکان تگ گذاری داکیومنت ها و اختصاص اطلاعات اضافی به محتوا میباشد؛

به این اطلاعات اضافی (Property) در اصلاح، متا دیتا  می گویند.

متا دیتا، به عنوان مجموعه ای از داده ها پیرامون محتوای اصلی است که اطلاعات بیشتری را در مورد آن  محتوا به ما می دهد؛

اضافه نمودن متادیتا بر روی محتوا، این امکان را به ما می دهد که دیگر نیاز به وارد نمودن تمامی اطلاعات یک محتوا در نام فایل نباشیم.

با این کار از طولانی شدن و نامفهوم شدن نام اصلی محتوا جلوگیری شده و این قابلیت به ما داده می شود که بتوانیم اطلاعات مختلف در مورد یک محتوا را در بخش هایی مانند: عنوان، توصیف و  تگ قرار دهیم.

با این روش می توان طبقه بندی و کلاسه گذاری مستندات دانشی  را به خوبی انجام داد.

متادیتای جمع آوری شده از مستندات دانشی، دارای توضیحات مهمی در مورد محتوا بوده و  دسترسی آسان به آن را با یک  جستجوی ساده فراهم می نماید.

با استفاده از متادیتا می توان جستجوی سریع تری برای دستیابی به محتوا داشت.

در ادامه بیشتر در مورد آن توضیح خواهیم داد.

جستجوی سراسری مستندات دانش
7. جستجوی سراسری مستندات دانش

جستجوی محتوا در منبع داده ای Repository  آلفرسکو، از جمله مزایایی است که سرویس خدمات محتوای آلفرسکو، در اختیار ما می گذارد.

با این سرویس می توان اقدام به جستجوی محتوا و متادیتا در منبع داده ای Repository  نمود.

در آلفرسکو، امکان جستجوی محتوای متنی در داخل فایل ها و متادیتای مربوط به فولدر ها و فایل ها امکانپذیر است.

 

کادر جستجو

 

به صورت پیش فرض، جستجو در آلفرسکو  در سه بخش زیر انجام می شود:

  • مستندات و فایل ها
  • افراد
  • سایت ها

جستجوی مستندات و فایل ها (Documents)

جهت جستجو فایل ها در آلفرسکو از کادر جستجو سمت راست صفحه، کلمه یا عبارت مورد نظر را وارد می نماییم.

این عبارت می تواند بخشی از مشخصه یک فایل مانند: نام فایل، عنوان، توصیف، تگ و یا بخشی از محتوای آن فایل باشد.

محتوای فایل هایی که به صورت متنی در آلفرسکو آپلود شده باشند، قابل جستجو میباشد.

جستجوی افراد (People)

در صورتی که بخواهید فردی از سازمان را پیدا نموده و به اطلاعات سازمانی او دسترسی داشته باشیم، در کادر جستجو نام کامل و یا بخشی از آن را وارد می نماییم.

جستجوی سایت ها (Site)

در صورتی که بخواهید سایتی را در آلفرسکو پیدا نماییم، نام کامل یا بخشی از آن را در کادر جستجو وارد نموده و برای ورود به آن سایت، بر روی آن کلیک می نماییم.

از دو طریق می توان در Repository  اقدام به جستجو نمود:

  • جستجو ساده
  • جستجو پیشرفته

جستجوی ساده

در این روش که به سادگی انجام می شود، عبارت یا Term  جستجو را در باکس جستجو وارد می نماییم؛

بنابراین، کل محتوای Repository  جهت تطابق با عبارت کلیدی جستجو ، مورد بررسی قرار می گیرد و در صورت تطابق، نتیجه در قالب فایل ها و فولدرهای مرتبط نمایش داده می شود.

مثال جستجو ساده

در مثال زیر، بعد از وارد نمودن کلمه کلیدی “Haghverdi” در کادر جستجو، مشاهده می کنیم که نتیجه این جستجو در 2 بخش نمایش داده می شود.

بخش  مستندات و بخش افراد

در صورت مرتبط بودن عبارت وارد شده با نام سایتی در آلفرسکو ، نتیجه آن نیز در بخش جداگانه Site، نمایش داده می شد.

 

حال با فشردن دکمه Enter، وارد بخش جستجو با فیلتر و پارامترهای مختلف می شویم:

 

جستجوی پیشرفته

در این روش قدرتمند، مشخص می نماییم که جستجو بر روی چه بخشی از Repository انجام شود؛

مثلا اینکه آیا صرفا جستجو بر روی سایت مشخصی صورت گیرد و یا اینکه  بر روی  کل Repository باشد.

حتی در این حالت می توان نوع فایلی که می بایست با عبارت جستجوی شما نمایش دهد را تعیین نمود.

در این بخش شما می توانید به صورت کاملا هدفمند به جستجوی مطلب مورد نظر خود بپردازید و از کلیه امکانات مربوط به جستجوی پیشرفته جهت تسریع در عملیات جستجو بهره مند گردید.

نکته جستجو در این می باشد که جستجوی محتوا صرفا در سایتی که در آن باشیم صورت می گیرد و در صورت نیاز می توانیم آن را بر روی محتوای تمامی سایت ها و یا Repository  قرار دهیم.

کلیک بر روی بخش جستجو پیشرفته

 

 

امکان انتخاب محدوده جستجو بر روی Content  و یا Folders

 

Content

در این حالت، جستجو بر روی تمامی محتوا (فایل ها، صفحات ویکی، کامنت ها، گفتمان ها) به جز فولدر صورت می گیرد.

 

Folders

محدوده جستجو صرفا بر روی فولدرها می باشد.

 

 

امکان فیلتر نتیجه جستجو Filter By

اگر بعد از وارد نمودن عبارت جستجو  دکمهEnter، را بزنیم وارد بخشی می شویم که در آن  نتیجه جستجو با جزئیات بیشتری به ما نمایش داده می شود:

یکی از مواردی که در این بخش می باشد، امکان فیلتر نمودن نتیجه جستجو بر اساس پارامترهای پیش فرض یا دلخواه می باشد.

 این فیلتر ها بر اساس متادیتا موجود در محتوا ، نمایش و قابل انتخاب می باشند

 

 

امکان فیلتر بر اساس انواع  نوع محتوا (File Type)

File Type

  • Adobe PDF Document 783
  • XML 80
  • Microsoft Word 2007 59
  • Microsoft Excel 2007 44
  • HTML 9
  • TIFF Image 7
  • Microsoft Word 2
  • Microsoft Excel 2007 macro-enabled workbook1
  • Microsoft Outlook Message 1
  • RAR Archive 1

امکان فیلتر بر اساس تولید کننده محتوا (Creator)

  • Administrator 513
  • User1 192
  • User2 136
  • User3   64
  • User4   63
  • User5   25

امکان فیلتر بر اساس زمان ایجاد شده (Created)

  • Today 1
  • This week 518
  • This month 848
  • In the last 6 months 1017
  • This year 1017

امکان بر اساس حجم محتوا (Size)

  • 0 to 10KB 2
  • 10 to 100KB 107
  • 100KB to 1MB 400
  • 1 to 16MB 477
  • 16 to 128MB 1

امکان بر اساس کاربران ویرایش کننده محتوا (Modifier)

  • Administrator 506
  • User1 194
  • User2 136
  • User3   65
  • User4   63

امکان بر اساس تاریخ و زمان  ویرایش محتوا (Modified)

  • Today 2
  • This week 522
  • This month 859
  • In the last 6 months 1017
  • This year 1017

ترفندهای جستجو در آلفرسکو

امکان استفاده از عمگرهای منطقی جستجو مانند ( کوتیشن”  ”  )

با اینکار صرفا عبارتی که در کوتیشن میگذاریم جستجو میشود.

با اینکار مثلا اگر شما دو کلمه را در کوتیشن بگذارید و جستجو نمایید ، این دو کلمه میبایست به صورت کامل و پشت سر هم در اسم ، عنوان، توصیف و یا محتوای آن فایل یا فولدر باشد و اگر این کلمات به صورت پراکنده باشند ، در جستجو در نظر گرفته نمیشود.

امکان استفاده از ترکیبات عطفی (فاصله)

امکان استفاده از ترکیبات فصلی ( | )

امکان استفاده از مشروط منفی ( – )

امکان استفاده از عمگرهای * و ؟ جهت جایگزینی یک یا چند حرف نامشخص در یک کلمه

جدول زیر راهنمای پیشرفته جستجو، در آلفرسکو میباشد:

 

امکان جستجو بر اساس متادیتا (تگ، عنوان، توصیف)

در آلفرسکو می توان جستجو را با استفاده از متادیتا محدود نمود و صرفا عبارت را بر روی متادیتایی که تعیین می کنیم، انجام دهیم.

در موارد زیر، مثال هایی از انواع جستجو بر اساس متادیتاهایی که بر روی محتوا می باشد، نمایش داده شده است:

جستجوی محتوای دانش با استفاده از تگ (TAG)

 

 

جستجو محتوای دانش با استفاده از نام name))

 

 

جستجو محتوای دانش با استفاده از عنوان (title)

 

 

جستجو محتوای دانش با استفاده از توضیحات (description)

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
برای ادامه، شما باید با قوانین موافقت کنید

فهرست